Améliorer les flux de travail des employés : la transformation numérique du SCDATA grâce à un intranet basé sur Drupal 11

Le Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs (SCDATA) fournit des services d'appui centralisés à 12 tribunaux fédéraux. Pour mener à bien son mandat, le SCDATAs'appuie fortement sur les activités de ses employés, qui doivent collaborer et travailler de concert pour atteindre les objectifs des projets internes grâce à l'utilisation de l'intranet. Cependant, avec de multiples équipes opérant dans divers lieux, l'efficacité de la communication interne et du partage des ressources représentait un défi de taille. Historiquement, le SCDATA faisait face aux problèmes d'intranet typiques, tels que les silos d'information, les capacités de recherche limitées, les expériences utilisateur incohérentes et la difficulté à gérer les contrôles d'accès entre les différents groupes d'utilisateurs.

Modernisation des flux de travail des employés au SCDATA 

Pour surmonter ces obstacles, le SCDATA a lancé un projet visant à développer un intranet moderne, robuste et axé sur l'utilisateur. L'objectif était de créer un espace de travail numérique centralisé qui simplifierait la communication, faciliterait l'accès aux documents et améliorerait la collaboration — tout en maintenant une sécurité stricte et les normes d'accessibilité du Web exigées par le gouvernement fédéral. L'entreprise Ngage Technologies Inc. a été choisie en raison de sa vaste expérience dans le développement de solutions Drupal axées sur l'utilisateur au sein du gouvernement du Canada, ainsi que de son expertise dans l'élaboration de solutions intranet stratégiquement fondées.

Une flexibilité modularisée combinée à une sécurité robuste et des rôles d'utilisateur personnalisés

Drupal 11 a été sélectionné pour sa flexibilité, ses fonctionnalités de sécurité robustes et sa forte prise en charge de structures de contenu complexes — des éléments essentiels pour gérer les besoins diversifiés de plusieurs tribunaux au sein d'une seule plateforme intégrée. De plus, la capacité de Drupal à prendre en charge des expériences utilisateur personnalisées, ainsi que sa conformité aux exigences de sécurité et d'accessibilité du Web du gouvernement du Canada, en faisaient le choix idéal.

La structure modulaire de Drupal a permis de définir des rôles d'utilisateur personnalisables, d'intégrer une fonctionnalité de recherche avancée et de mettre en place une organisation évolutive du contenu. L'approche open-source de Drupal a également offert au SCDATAune solution rentable, personnalisable et pérenne, capable d'évoluer au rythme des besoins croissants de l'organisation.

Ngage a travaillé en étroite collaboration avec les parties prenantes du SCDATA pour recueillir les exigences et concevoir une architecture évolutive qui soutient la structure complexe de l'organisation. L'objectif était de créer une plateforme intranet centralisée pour soutenir 12 tribunaux administratifs fédéraux, améliorant ainsi la communication, le partage de documents et la collaboration à l'échelle de l'organisation. La solution a été conçue pour être conviviale et adaptable aux besoins uniques des différentes équipes des tribunaux. Elle devait également être en pleine conformité avec les normes fédérales en matière de sécurité, de protection de la vie privée et d'accessibilité.

La solution comprenait des contrôles d'accès sécurisés basés sur les rôles pour les informations sensibles des tribunaux, des tableaux de bord personnalisables avec du contenu individualisé, ainsi qu'une fonction de recherche et de filtrage avancée alimentée par l'API de recherche de Drupal (Search API). Elle a été conçue pour s'intégrer de manière transparente aux systèmes internes existants, et les flux de travail ont été configurés pour prendre en charge le contenu multi-niveaux.

Les fonctionnalités clés comprenaient la recherche à facettes, des outils d'édition conformes aux règles de l'accessibilité des contenus Web (SGQ/WCAG), le versionnage du contenu, la prise en charge de la localisation, des capacités de sondage et d'enquête, ainsi que des modules de sécurité améliorés. Près de 30 formulaires PDF, ainsi que des formulaires de contact et de signalement de problèmes, ont été convertis en formulaires Web Drupal interactifs pour rationaliser les demandes et améliorer l'efficacité. La plateforme a été entièrement alignée sur les normes Web du gouvernement du Canada en matière de sécurité et d'accessibilité, et bâtie sur Drupal 11 pour garantir la stabilité, la conformité et l'évolutivité à long terme. Une formation et un soutien continus ont également été fournis pour encourager l'adoption et accroître la satisfaction des utilisateurs.

Transformation numérique au gouvernement

Le lancement de l'intranet Drupal 11 a marqué un grand pas en avant dans la transformation numérique du SCDATA. Le personnel des 12 tribunaux bénéficie désormais de canaux de communication améliorés, d'un accès centralisé aux ressources et d'outils de collaboration perfectionnés. L'intranet propulsé par Drupal 11 a fourni au SCDATA un espace de travail numérique cohérent, renforçant la collaboration inter-tribunaux et l'efficacité opérationnelle.

La plateforme a simplifié l'accès aux ressources critiques et a doté le personnel d'outils adaptés à leurs rôles, favorisant ainsi un environnement de travail plus connecté et productif. Les commentaires des employés ont mis en évidence la conception intuitive et la réactivité de l'intranet, ainsi que son impact positif sur la productivité quotidienne. L'architecture évolutive de la plateforme positionne avantageusement le SCDATA pour les améliorations futures et la croissance organisationnelle continue.